Polityka poufności w związku z procesem rekrutacyjnym w Grupie KUHN
Grupa KUHN (zwana dalej „KUHN” lub „nami”) nadaje duże znaczenie ochronie życia prywatnego i swobód osobistych osób oraz zobowiązuje się do gwarantowania ochrony w poszanowaniu mających zastosowanie przepisów, w szczególności przepisów europejskiego rozporządzenia nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego dalej „Rozporządzeniem”).
Niniejsza polityka poufności w związku z procesem rekrutacyjnym (zwana dalej „Polityką”) pozwala w przejrzysty sposób informować kandydatów (zwanych dalej „Kandydatami”) o zasadach regulujących sposób gromadzenia, wykorzystania, udostępniania, przechowywania i zabezpieczania ich danych osobowych podczas rekrutacji.
Pojęcie „danych osobowych” oznacza każdą informację, która pozwala pośrednio lub bezpośrednio zidentyfikować Kandydatów, np. ich nazwisko i imię, adres pocztowy lub adres poczty elektronicznej, numer telefonu lub życiorys.
Pojęcie „przetwarzania” oznacza wszelkie operacje dotyczące danych, takie jak gromadzenie, rejestracja, wykorzystanie lub przechowywanie.
Zachęcamy Kandydatów do uważnego przeczytania niniejszej Polityki każdorazowo w momencie przesyłania aplikacji w celu zapoznania się z ewentualnymi zmianami lub aktualizacjami, a także do zapoznania się z Polityką poufności KUHN GROUP.
I. Zakres zastosowania
Polityka ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych przez firmę KUHN w ramach procesu rekrutacji w następstwie:
- otrzymania aplikacji spontanicznych drogą pocztową, elektroniczną lub za pośrednictwem naszej strony internetowej (zwanej dalej „Stroną internetową”);
- otrzymania odpowiedzi na oferty pracy publikowane na naszej stronie internetowej;
- procesu rekrutacji wewnętrznej, który w przypadku niektórych stanowisk może obejmować ocenę zachowania przeprowadzaną za pomocą narzędzia Predictive Index.
II. Cele przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe Kandydatów w ramach procesu selekcji i zarządzania rekrutacją, przede wszystkim w celu przeanalizowania życiorysu i listu motywacyjnego, które możemy otrzymywać drogą pocztową, elektroniczną lub za pośrednictwem naszej strony internetowej, a także wyników oceny przeprowadzonej za pomocą narzędzia Predictive Index.
III. Zasady przetwarzania danych
Jak zadeklarowaliśmy powyżej, przetwarzamy dane osobowe Kandydatów w ramach procesu rekrutacji. W związku z tym możemy gromadzić dane, które Kandydaci nam przekazują, zwłaszcza w życiorysach i listach motywacyjnych w ramach aplikacji spontanicznej lub odpowiedzi na oferty pracy publikowane na naszej stronie internetowej.
W związku z przesłaniem aplikacji za pośrednictwem Strony internetowej możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych:
- nazwisko;
- imię;
- drugie imię;
- data urodzenia;
- adres pocztowy;
- numer telefonu;
- adres e-mail;
- życiorys;
- list motywacyjny.
Jak podano w formularzu, informacje, które należy podać obowiązkowo są oznaczone „*”.
Poza tymi danymi możemy prosić Kandydatów o podanie innych dodatkowych informacji na kolejnych etapach procesu rekrutacji, w tym informacji o dyplomach, wykazu ocen, informacji o prawie jazdy, uprawnieniach itp.
W stosownym przypadku, w odniesieniu do niektórych stanowisk proces rekrutacji może obejmować ocenę zachowania za pomocą narzędzia Predictive Index (zwanego dalej „Narzędziem”). Ocena pomaga nam w analizie profilu Kandydata i ocenie, czy profil ten odpowiada stanowisku, o które Kandydat się ubiega, dostarczając nam informacji dotyczących jego motywacji lub zachowania w miejscu pracy. Wyniki tej oceny stanowią wyłącznie element dodatkowy oceny aplikacji i nie są wyłącznym kryterium zatrudnienia.
Wykaz danych osobowych, które mogą być gromadzone za pomocą Narzędzia:
- nazwisko;
- imię;
- adres e-mail.
Przed rozpoczęciem oceny Kandydat otrzymuje e-mail powitalny, który ma na celu:
- poinformowanie Kandydata o zasadach przetwarzania;
- uzyskanie zgody Kandydata na przetwarzanie danych;
- przypomnienie, że Kandydat może wyrazić sprzeciw wobec decyzji podjętej w następstwie oceny.
Więcej informacji na ten temat znajduje się w Polityce poufności spółki The Predictive Index, która jest załączana do e-maila powitalnego.
Dane osobowe gromadzone w ramach rekrutacji są przekazywane naszym jednostkom wewnętrznym, np. Działowi HR, kierownikom i odpowiednim działom. Jeżeli chodzi o dane podawane w Narzędziu, mogą mieć do nich dostęp pracownicy Działu HR oraz kierownicy przeszkoleni z zakresu używania Narzędzia, a także pracownicy spółki Predictive Index.
W tym kontekście, z wyjątkiem sprzeciwu Kandydata, jego dane są przechowywane przez jeden (1) rok od momentu ich udostępnienia.
Jeżeli chodzi o dane podane w Narzędziu, są one przetwarzane zgodnie z Polityką poufności spółki The Predictive Index.
IV. Przekazywanie danych poza Unię Europejską
Informujemy, że dane osobowe przekazywane za pośrednictwem Narzędzia mogą być przekazywane poza Unię Europejską, ponieważ hosting Narzędzia ma miejsce w Stanach Zjednoczonych.
Zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami spółka The Predictive Index reguluje takie przekazywanie danych w ramach „Privacy Shield”, aby zagwarantować odpowiedni i dostateczny poziom ochrony danych. „Privacy Shield” to mechanizm certyfikacji własnej uznawany przez Komisję Europejską, który daje organizacjom mającym siedzibę w Stanach Zjednoczonych poświadczenie, że gwarantują adekwatny poziom ochrony danych osobowych przekazywanych przez organizację zlokalizowaną w Unii Europejskiej.
Zachęcamy do zapoznania się z Polityką poufności spółki The Predictive Index w celu uzyskania dodatkowych informacji.
V. Środki bezpieczeństwa
Przywiązujemy duża wagę do zachowania poufności, integralności, dostępności i bezpieczeństwa danych osobowych Kandydatów. W konsekwencji dokładamy starań, aby wdrażać środki techniczne, logistyczne i organizacyjne, które gwarantują poziom bezpieczeństwa najlepiej dostosowany do zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych Kandydatów. Wdrażamy również środki, które w miarę możliwości uniemożliwiają utratę, przypadkowe zniszczenie, zamianę danych osobowych Kandydatów lub nieupoważniony dostęp do nich.
VI. Korzystanie z praw
Zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami Kandydaci mają prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych i ich skorygowania (prawo dostępu do danych i ich skorygowania);
- wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych w Narzędziu (wycofanie zgody);
- wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z zasadnych powodów (prawo sprzeciwu);
- w granicach przewidzianych w przepisach, zwrócenia się z wnioskiem o ograniczenie przetwarzania danych osobowych lub usunięcie danych (prawo do ograniczenia i prawo do usunięcia);
- otrzymania danych w uporządkowanym, powszechnie używanym i czytelnym formacie w celu ich przekazania innej osobie odpowiedzialnej za przetwarzanie (prawo do przeniesienia danych).
Wszelkie pytania dotyczące Polityki lub wszelkie wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych Kandydatów należy kierować do osób z listy kontaktów dostępnej w Polityce poufności KUHN GROUP.
Informujemy, że Kandydatom przysługuje prawo złożenia zażalenia do właściwego organu nadzoru.